Gut genug ist eben doch besser als perfekt! 

Eines sonnigen Nachmittags schlenderte Vilfredo durch seinen Garten als er plötzlich eine erstaunliche Entdeckung machte. Diese Entdeckung sollte unser Verständnis heutigen Zeitmanagements nachhaltig prägen.

Die verloren gegangene Zeit

Es gibt stets viel zu viele Aufgaben. Dafür aber nicht genügend Zeit.

Wie verlockend ist es manchmal, schnell noch etwas im Vorbeigehen zu erledigen, um das eigene Gewissen zu beruhigen:

Die Socken deiner Kinder aufräumen, die sie beim Herumtoben im Wohnzimmer vergessen haben. Der Abstecher beim Drogeriemarkt, weil das Klopapier bald alle wird. Die kleine Recherche-Aufgabe, um die dich dein Chef in einer äußerst knappen und ungenauen Mail gebeten hat.

Da liegt der Gedanke nahe, diese kleinen Aufgaben mal eben kurz zu erledigen, so dass sie abgehakt sind.

Solch eine Vorgehensweise hat aber zweierlei Nachteile:

  1. Die Gefahr, sich in zahlreichen kleinen Aufgaben zu verzetteln, ist hoch.
  2. Es werden Aufgaben erledigt, die vielleicht gar nicht erledigt werden müssen.

Nehmen wir an, du denkst, dass dir ein aufgeräumtes Wohnzimmer wichtig ist und die Socken dich den ganzen Tag nerven würden, wenn sie dort herumliegen. Ich gebe zu, mich würde es auch nerven. Der Punkt ist aber der, dass du die Socken nicht unbedingt in dem Moment aufheben musst, wo du dich auf etwas anderes konzentrieren willst. Wenn du zum Beispiel am Esstisch arbeitest, dann gibt es noch andere Möglichkeiten, die stinkenden Käsesocken loszuwerden, ohne, dass du dich von deinem Platz erheben und aus deinem Arbeitsmodus aussteigen musst.

Zum Beispiel könnntest du das Kind rufen, dem die Socken gehören, und es bitten, seine Sachen kurz aufzuräumen.

Oder du kannst dich auf den gegenüberliegenden Stuhl setzen, um nicht diese duftenden Stoffteile im Blickfeld zu haben.

Du kannst dir Kopfhörer aufsetzen und eine schöne Musik anmachen, so dass deine Gedanken zur Ruhe kommen und du dich auf deine Aufgabe konzentrieren kannst.

Weniger ist manchmal mehr

Worauf ich hinaus will, ist folgendes:

Je mehr du solcher kleinen Tätigkeiten impulsartig und sofort erledigst, desto weniger schaffst du tatsächlich. Du hast eine Kleinigkeit geschafft, aber der Aufwand, um diese zu erledigen, war unverhältnismäßig groß.

Denk allein an den Schlenker zum Drogeriemarkt, den du machst, wenn du ‚mal eben kurz‘ Klopapier holen gehst. Ich für meinen Teil komme da nie nur mit Klopapier heraus, weil mir noch dieses einfällt oder jenes, was ich auch besorgen muss. Achja, da war noch das, was ich beim letzten Mal vergessen habe! Aus den geplanten 5 Minuten werden da schnell mal 30 daraus, so dass ich am Ende de facto keine Zeit eingespart sondern eher noch verplempert habe. Genauso gut hätte ich das Klopapier im Supermakt holen können, wenn ich am nächsten Tag eh Einkaufen gehe.

Vielleicht kennst du das auch, abends völlig erschöpft zu sein und gleichzeitig das Gefühl zu haben, nicht wirklich etwas geschafft zu haben.

Das kommt von dem vielen Hin- und Herspringen zwischen den zahlreichen kleinen Aufgaben.

Würde ich mir einen Moment Zeit nehmen und genau überlegen, wann ich welche Tätigkeiten am besten erledige, so könnte ich viele Dinge in einem Zug erledigen, ohne das Gefühl zu haben, wie ein Ping-Pong-Ball hin und her zu springen.

Nicht selten kommt dann auch die Einsicht, dass manches überflüssig ist und nicht erledigt werden muss. Zumindest nicht von dir. Gute Erfahrungen habe ich zum Beispiel beim Thema Zimmer aufräumen mit meinen Kids gemacht: Ein nicht perfekt aufgeräumtes Zimmer ist immer noch ein gut aufgeräumtes Zimmer. 😉

Aufgaben bündeln

Das Prinzip, was dahinter steckt, ist das Aufgaben Bündeln. Du überlegst, welche Aufgaben ähnliche Handlungen oder am gleichen Ort erledigt werden können und arbeitest diese in einem von dir bestimmten Zeitraum ab. Nicht vorher beim Vorbeilaufen. Auch nicht danach, wenn dir im Nachhinein noch etwas einfällt.

Auf der Arbeit kannst du zum Beispiel viel Zeit sparen, wenn du die optische und auditive Signalsetzung von eingehenden Mails deaktivierst. Mal eben die eigehende Mail beantworten geht zwar schnell. Du wirst aber bei deiner jetzigen Aufgabe herausgerissen und brauchst mindestens 15 Minuten, um wieder ein vergleichbares Konzentrationsniveau wie vor der Störung zu haben.

Zu Hause kannst du relativ viele Prozesse vereinfachen, wenn du sie bündelst. Wäsche sortieren, einen Wäschekorb vorbereiten und ihn dort platzieren, wo du beim nächsten Mal vorbeiläufst, wenn du Richtung Waschmaschine gehst. Dies klappt auch sehr gut beim Müll-Leeren oder Bett beziehen. Schaue ruhig, wie du deine Gebrauchsgegenstände im Haus platziert hast. Ist der Lagerort logisch und erleichtert er deine Handlungsgewohnheiten? Oder ist es eher umständlich und passt nicht zu deinen Routinen? In den täglichen Routinen effizienter werden und in den Kleinigkeiten toleranter. Das nimmt viel Druck weg im Alltag.

Früh übt sich

Mit Kindern kannst du solch ein Aufgaben-Bündeln ebenfalls sehr gut einführen: deine Große geht nach draußen, um mit Freunden zu spielen? Wunderbar! Dann kann sie direkt in einem Handgriff den bereit liegenden Mülleimer mitnehmen und leeren. Wenn du nacher in der Nähe der Tonne bist, nimmst du den Mülleimer mit einer Hand wieder mit. Später kommt sie vom Spielen wieder nach Hause, dann gibst du ihr einen dicken Schmatzer auf die Wange, drückst ihr die frisch gewaschene, gebügelte und gefaltete Wäsche in die Hände und sagst: „Danke dir!“

Wenn du jetzt innerlich protestierst, weil du nicht glaubst, dass deine Kinder das je freiwillig machen werden, dann kann ich dich verstehen. Hab ich auch gedacht. Bis ich mir überlegt habe, auf welche Weise meine Kids davon profitieren können, wenn sie mir helfen. Die Aussage ‚die eine Hand wäscht die andere‘ trifft es im Kern. Mache deinen Kindern klar, dass du ebenfalls viele Dinge für sie machst und ihnen oft einen Gefallen tust. In dem Moment, in dem du etwas für sie tust, erkläre dieses Geben und Nehmen deinen Kindern und sie werden verstehen. Nicht beim ersten Mal. Vielleicht auch nicht beim Zweiten. Wenn sie aber merken, dass ihre mangelnde Mitarbeit Konsequenzen hat und du dich beim nächsten Mal weigerst, sie zum Freund zu fahren, dann verstehen sie es hundert Pro! Das ist in meinen Augen eine ganz wunderbare Sache, Kinder an Aufgaben heranzuführen. Und du sparst dir kleine Zeitfresser, die nicht notwendiger Weise von dir erledigt werden müssen.

Erledigt ist besser als perfekt und unerledigt.

Priorität festlegen

Vor kurzem hatte ich ein einleuchtendes Argument zum Thema Priorität gelesen. Überhall heißt es du sollst Prioritäten setzen, dabei ist es allein schon vom Wortlaut falsch im Plural zu sprechen. Wenn ich jemandem oder etwas oberste Prio gebe, dann gibt es keine zweite, dritte oder vierte Prio. Die oberste, erste Priorität gilt so lange, bis sie erledigt ist oder die Wichtigkeit abnimmt. Eigentlich total logisch. Darauf selbst gekommen bin ich aber dennoch nicht!

Es macht aber vieles leichter für uns, wenn wir uns klar machen, dass immer nur eine Sache in unserem absoluten Fokus liegen sollte.

Wenn du mit deinem Babyboy spielst, dann ist klar, dass du nicht nebenbei dein Handy checkst, die Spülmaschine leerst oder die Wäsche sortierst. Das Würmchen wird es merken und entsprechend deine Aufmerksamkeit einfordern. Und zwar deine volle Aufmerksamkeit 🙂

Auf der Arbeit kannst du schließlich auch immer nur mit einem Kunden telefonieren und nicht mit zwei gleichzeitig.

Setzt du einer bestimmten Sache deine oberste Priorität, dann werden automatisch alle anderen Sachen „sekundär“. Sie haben nicht die Wichtigkeit und sollten diese auch nicht bekommen, bevor nicht die erste Prio ihren Teil erhalten hat.

Du beschäftigst dich mit einer Sache, also müssen alle anderen warten. Du fokussierst dich auf die eine wichtigste Angelegenheit, also können alle anderen nicht sofort erledigt werden.

Der entscheidende Unterschied

Überleg mal, wie entlastend das sein kann

  1. wenn du dir sicher sein kannst, dass du das im Moment Wichtigste tust
  2. wenn du nicht mehr 100% erreichen musst, weil es nicht (mehr) notwendig ist.

Bestes Beispiel hierfür finde ich immer noch den berühmt berüchtigten Durchstarter in Sachen Elektroautos, Elon Musk. Nur wenige wissen, dass seine Vorführautos gerade mal genug Batterieleistung erbringen konnten, um einmal durch dir Vorführhalle zu fahren, um kurz hinter dem Vorhang ihren Geist aufzugeben. Die Autos waren alles andere alles perfekt und nicht mal zu 80% fertig! Elon konzentrierte sich aber einzig und allein auf den Zweck, den diese Vorführautos erfüllen sollten: nämlich einmal durch die Halle fahren und den potenziellen Kunden zeigen, dass es funktioniert!

Vielleicht kennst du auch den einen oder anderen männlichen Kollegen, der ähnlich nach dem obigen Beispiel in professioneller Manier seinen Vorgesetzten zu bluffen vermag: „Ja Chef, ist alles soweit vorbereitet. Ich warte nur noch auf eine Antwortmail, gebe Ihnen aber heute noch Bescheid!“ – Und erst danach macht er sich auf den Weg, die Aufgabe auf Teufel komm raus fertig zu stellen. In Wirklichkeit war sie nämlich nicht mal zur Hälfte fertig. Ganz schön klever! 

Paretos Philosophie

Genau dieses Prinzip entdeckte Vilfredo Pareto, als er durch seinen Garten schlenderte und bemerkte, dass etwa 20% seiner Erbsenschoten 80% des Ertrags lieferten.  Ökonomisch denkend, wie er war, suchte er nach statistischen Beweisen für dieses Phänomen.

Er fand sehr ähnliche Verhältnisse in der Wirtschaft:

  • 20% der Kunden bringen 80% der Erträge ein;
  • 20% der Bevölkerung besitzt 80% des Vermögens,
  • mit 20% Aufwand lässt sich 80% einer Aufgabe erledigen.

Seine Überlegungen waren der Grundstein für heutige Zeitmanagement-Werkzeuge wie zum Beispiel die ABC-Analyse.

Willst du in deinem Alltag mehr Zeit gewinnen, so konzentriere dich auf die absolut wichtigste Sache an diesem Tag. Diese eine Sache sind deine 20% und du kannst dir sicher sein, dass danach immer noch Zeit ist für die vielen kleinen, nebensächlichen Dinge. Dieser Brunnen der schier unendlichen To-Dos vertrocknet ja doch nie.

Das Gute ist aber, dass du selbst diese wichtigste Aufgabe nicht mal zu 100 % in einem Zug erledigen musst. Es sei denn, sie ist dringlich geworden aufgrund von Zeitverzögerungen, äußeren, nicht beeinflussbaren Einflüssen oder ähnlichem.

Probier es gleich heute aus, zuerst deine 20% anzugehen. Dein gutes Gefühl wird dich dafür belohnen! Und das schlechte Gewissen, nichts Wesentliches geschafft zu haben, wird mit der Zeit verschwinden.

Ich stelle dir nun meine 20% vor 🙂

Mit dem nachfolgenden Link kommst du zum ersten Entwurf unserer Seite, welche zukünftig auf liwork.de zu finden sein wird:

http://lebedeinearbeit.weebly.com/

Was hälst du von dem Entwurf? Schreib mir deine Meinung in die Kommentare!

Ich wünsche dir eine fantastische Woche.

Sei mutig. Sei großartig. Sei einfach du selbst.

Deine

Ewa

 

 

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